Manejo de Datos en Excel

Manejo de Datos en Excel

Antes de continuar con nuevas entradas, vamos a hacer un recorrido por el Excel para conocer algunas de sus funciones que nos van a ser muy útiles en el manejo de datos. La mayoría de los ejemplos que colocaremos en el blog se harán con este programa, y solo en caso de extrema necesidad utilizaremos otros paquetes estadísticos. Para seguir estos post será necesario tener un conocimiento mínimo de Excel ya que voy a saltarme los pasos de principiante y me centraré en utilidades un poco más avanzadas y menos conocidas de este programa. Todo lo que comente, vale para las versiones 2003 y 2007 de excel.

• Introducir datos en varias celdas a la vez:

Esto, como la mayoría de cosas en excel se puede hacer de varias formas. Podríamos hacerlo introduciendo el dato en una celda y posteriormente, copiando y pegando en el resto, pero hay un atajo bastante útil que nos permite hacerlo en una sola operación.

1. Seleccionamos las casillas donde queremos introducir los datos.
2. Escribimos en cualquiera de ellas el dato que queremos que aparezca en todas
3. Si pulsamos [INTRO] (colocaré en este formato las teclas) el dato se coloca en una casilla, pero pulsando [CTRL]+[INTRO] se introducirá en todas las casillas seleccionadas a la vez.

• Introducir datos en varias celdas, de diferentes hojas a la vez:

También se pueden introducir datos en una o varias celdas de diferentes hojas a la vez. Para ello lo único que deberemos hacer es seleccionar varias hojas, con [CTRL] o [SHIFT] y pulsando sobre la pestaña de las hojas, para seleccionarlas y a partir de aquí todo lo que hagamos en las celdas automáticamente quedará copiado en las hojas seleccionadas.

• Introducir la Fecha Actual y la Hora Actual:

Las funciones Ahora(), y Hoy(), nos devuelven información sobre el dia y la hora actual, y se actualizan cada vez que recalculamos la hoja (para recalcular la hoja manualmente se puede hacer pulsando [F9]). Si lo que necesitamos es introducir la fecha de hoy, en lugar de hacerlo a mano tecleando el dia mes y año, podemos hacerlo automáticamente con [CTRL] + [SHIFT]+[; ] para la hora utilizaremos [CTRL] + [SHIFT]+[: ]

• Extender Listas, Fórmulas y Números:

Excel tiene predeterminadas listas de meses del año y dias de la semana, con lo que para escribir los meses de año lo único que debemos hacer es colocarnos en una celda, escribir ENE (o ENERO) y arrastrar para que se vayan rellenando las celdas con los meses consecutivamente.

Las listas de los meses y días de la semana vienen predefinidas en el programa, pero se pueden modificar e incluso añadir más listas personalizadas. Para ello debemos ir a Herramientas -> Opciones -> Listas Personalizadas en Excel 2003, en el 2007 vamos a Opciones de Excel -> Listas Personalizadas.

Para arrastrar más rápidamente, podemos hacer DOBLE CLICK en el cuadradito de arrastrar. Esto nos rellenará todas las celdas hacia abajo hasta completar una columna igual a la que se encuentra a su lado.

Si arrastramos una fecha o una hora, nos rellenará las casillas incrementando en un dia o en una hora. Esta función es realmente interesante porque podemos variar a nuestro gusto el incremento. Para ello lo que hacemos es rellenar dos casillas adyacentes con los números, las fechas o las horas que queramos y separadas por el incremento que necesitemos. Si seleccionamos las dos casillas y arrastramos conseguiremos una lista con el incremento que había entre las dos primeras celdas.

Por último pulsando en el cuadrado naranja podemos seleccionar el tipo de relleno que queríamos hacer al arrastrar. Si lo que queríamos era copiar solo los datos pulsaremos en copiar en lugar de rellenar la serie.

Con esto acabamos la entrada de hoy, seguiremos con más información sobre funciones de excel en las siguientes entradas, en las que seguiremos también con el curso básico de estadística. Hasta entonces sed felices.